嘉兴南湖学院办公室是学校党委和行政的综合办事机构，处于承上启下、协调左右、联系内外的中枢位置。办公室坚持围绕学校中心工作，充分发挥统筹协调、参谋助手、督查督办、服务保障等职能，确保学校政令畅通、运转高效、落实有力。根据内设机构分工，办公室下设文秘科、综合科、机要信息科，具体职责如下：

一、文秘科主要工作职责

1.负责会务活动安排，协助做好大型活动策划。统筹安排上级部门、兄弟单位及重要来宾的来访接待工作，包括制定接待方案、协调参观座谈、落实会务及后勤保障等。

2.负责学校值班室管理与值班人员安排，协助处理各类突发事件，做好突发事件信息收集整理与台账工作。

3.负责学校印章、领导印章的管理和使用，转开各类介绍信，统筹做好各部门（单位）公章的新增、刻印与废止工作，负责用印联系函的归类存档。

4.负责常态化开展法律咨询答疑；统筹规范全校合同全流程审核、备案与归档，健全合同管理制度，抓实全校合同规范化管理工作。

5.统筹报刊杂志征订、收发分发等日常事务。

6.完成领导交办的其他行政类工作。

二、综合科主要工作职责

1.牵头学校综合性、专项性重要文字材料的起草、撰写工作。

2.负责党委会、校长办公会、行政例会等各类会议材料筹备、会议记录、纪要起草整编。

3.协助学校大型活动策划、公务活动配套文字素材及宣传文稿撰写。

4.配合办公室及学校相关专项工作文字素材整理、文稿打磨。

5.信访与督查工作：负责师生来信来访的登记、分类、转办、督办及反馈工作，协调处理信访事项中的难点问题；做好校领导接待日活动的组织安排与记录整理。

6.完成领导交办的其他工作。

三、机要信息科主要工作职责

1.负责各级公文、函件的收取、分类、打印、登记、呈送、传阅、回收、清退等工作；负责发文办理、文稿校核和印发工作。

2.负责机要文件的接收、投递工作。

3.负责学校保密培训，保密及内部材料的存档、销毁工作。

4.负责档案的收集、鉴定、立卷、归档等管理工作（含学校文书等档案材料的收集、归档）。

5.负责学校信息公开网站的日常维护和学校办公室网站的更新、维护工作；负责通知公告的校核、发布工作。

6.协助做好有关文字材料的准备工作。

7.完成领导交办的其他工作。